Handout: Je eerste automatisering

Automatiseren en bouwen, niveau 1. Eén A4 om naast je te houden.

Een workflow in vijf rubrieken

Eerst op papier, dan in de tool.

Rubriek	Vraag	Voorbeeld (wandelclub Het Bospad, verzonnen)
Trigger	Wat zet het in gang, en kan een computer dat zien?	Nieuwe inzending van het aanmeldformulier
Stappen	Welke stappen, elk één ding? (Ophalen, omzetten, filteren, opslaan, versturen.)	1. Rij in overzicht. 2. Bericht naar Marga.
Uitkomst	Wat is er aan het eind anders?	Overzicht is bij, Marga weet het binnen een paar minuten
Grenzen	Wat doet de workflow niet, wanneer stopt hij?	Stuurt niets naar de aanmelder, wijzigt geen bestaande rijen, doet niets bij lege naam
Checkpoint	Waar kijkt een mens voordat er iets onomkeerbaars gebeurt?	Marga kijkt het overzicht na voordat de lijst naar de gids gaat

Daaronder altijd: klaar als ... (één zin).

De taak-toets: loont automatiseren?

1. Doe je het vaker dan eens per week?
2. Gaat het elke keer op dezelfde manier?
3. Begint het met iets wat een computer kan zien (mail, inzending, tijdstip, bestand)?
4. Kun je de stappen opschrijven zonder "het hangt ervan af"?
5. Is een fout te herstellen zonder schade?

Vijf keer ja: bouwen. Drie of vier: bouwen met een checkpoint. Minder: niet doen, of alleen het deel dat wel door de toets komt. Niet automatiseren als het oordeel het werk is, als een fout duur is, of als er gegevens van anderen in zitten die je niet mag doorsturen.

De vaste werkwijze

• Eigen taak: oefen op iets wat je echt vaak doet.
• "Klaar als ...": schrijf vooraf op wanneer het goed genoeg is.
• Kleine stappen: één stap bouwen, testen, dan de volgende. Nooit drie stappen tegelijk.
• Precies bijsturen: zeg wat je ziet en wat je verwachtte. Schermafbeelding plus één zin.
• AI stelt voor, jij beslist: een AI-assistent noemt soms knoppen of functies die niet bestaan. Controleer in de tool, niet in de chat.
• Geheimen nooit in de chat: wachtwoorden, sleutels en gegevens van anderen horen niet in een chat, document of mail.
• Eerst naar jezelf: een workflow stuurt of wijzigt niets voor anderen tot jij hem een tijdje hebt zien werken.

Twee sjablonen

Taak ontwerpen met hulp van een AI-assistent:

Help me een terugkerende taak te beschrijven in deze rubrieken: trigger, stappen (max vijf, elke stap één ding), uitkomst, grenzen, checkpoint. De taak: [beschrijving zonder namen, adressen of wachtwoorden]. Stel eerst maximaal drie vragen. Verzin geen functies van tools. Als een stap oordeel vraagt, zeg dat.

Vastzitten tijdens het bouwen:

Ik bouw in [tool] een workflow: trigger [..], stappen [..]. Bij stap [nummer] zie ik [wat je ziet, zonder sleutels of adressen]. Ik verwachtte [één zin]. Geef de meest waarschijnlijke oorzaak en één ding om te proberen. Zeg het als je het niet zeker weet.

Werkt het na twee keer bijsturen nog niet: stop, en begin met een betere beschrijving van wat je ziet.

Wat je nooit doet

• Een wachtwoord of sleutel in een tekstveld, notitie, chat of mail zetten. Alleen in de verbinding (credential) van de tool.
• Echte gegevens van anderen gebruiken om te testen. Verzin testgegevens.
• Een workflow aanzetten die naar anderen stuurt voordat hij drie keer goed naar jezelf werkte.
• Meer toegang geven dan de stap nodig heeft.
• Doorbouwen als een stap niet getest is.

Ga je verder?

Laat je workflow een week draaien, naar jezelf. Noteer elke keer dat hij iets anders doet dan verwacht. Volgende stap in deze route: AI in je workflows (niveau 2): AI als stap, foutafhandeling, en een mens die goedkeurt.