Oefeningen: Je eerste automatisering

Vier oefeningen. De eerste drie doet iedereen; de vierde is voor wie sneller is, of voor thuis. De doorlopende casus is wandelclub Het Bospad (verzonnen): Marga, de organisator, wil per aanmelding voor de zaterdagwandeling een bericht en een rij in een overzicht.

De vaste werkwijze geldt bij elke oefening: eigen taak, "klaar als ..." vooraf, kleine stappen, precies bijsturen, AI stelt voor en jij beslist, geheimen nooit in de chat.

Over de tool: de trainer heeft vooraf gekozen of de groep n8n, Make of Zapier gebruikt, en heeft de stappen de dag ervoor gecontroleerd. De oefeningen beschrijven wat je doet, niet waar je klikt. Als een scherm er anders uitziet dan de trainer zegt: zeg het meteen.

Oefening 1. Samen de casus nabouwen (20 min)

Doel: de tool leren kennen door één werkende workflow na te bouwen, in kleine stappen, met een test na elke stap.

Klaar als: je vult het aanmeldformulier in, en binnen een paar minuten staat er een rij in je overzicht en een bericht in je eigen postvak met naam en aantal personen.

Stappen (de trainer bouwt voor, jij bouwt mee):

Maak een nieuwe, lege workflow. Geef hem de naam "Bospad aanmeldingen".
Voeg de trigger toe: nieuwe inzending van het formulier dat de trainer heeft klaargezet. Koppel het formulier via de officiële koppeling van de tool.
Test de trigger alleen: vul het formulier één keer in met je eigen naam. Controleer dat de tool de inzending ziet, met de velden naam, aantal en opmerking.
Voeg stap 1 toe: nieuwe rij in het overzicht. Koppel de velden: naam naar kolom A, aantal naar kolom B, opmerking naar kolom C.
Test: staat de rij er? Staan de velden in de goede kolom?
Voeg stap 2 toe: bericht naar jezelf (mail of chat, wat de trainer koos). Onderwerp "Nieuwe aanmelding", tekst "Nieuwe aanmelding: [naam], [aantal] personen."
Test: vul het formulier nog een keer in. Is het bericht binnen? Staan de juiste naam en het juiste aantal erin?
Zet de workflow aan, en vul het formulier een derde keer in zonder zelf iets te doen.

Voorbeeldopdracht om te kopiëren (de beschrijving van de workflow; handig om naast je te houden, en om in een AI-assistent te plakken als je ergens vastzit):

Ik bouw een workflow in [naam van de tool]. Dit is het ontwerp:

Trigger: nieuwe inzending van een aanmeldformulier (velden: naam, aantal, opmerking).
Stap 1: de velden als nieuwe rij in een overzicht zetten (kolom A naam, B aantal, C opmerking).
Stap 2: een bericht naar mijzelf: "Nieuwe aanmelding: [naam], [aantal] personen."
Uitkomst: per inzending een rij en een bericht.
Grenzen: stuurt niets naar de aanmelder, wijzigt geen bestaande rijen.

Ik zit vast bij stap [nummer]. Wat ik zie: [beschrijf het scherm of plak de foutmelding, zonder sleutels of adressen].
Wat ik verwachtte: [één zin].
Geef me één mogelijke oorzaak en één ding om te proberen. Noem geen knoppen waarvan je niet zeker weet dat ze bestaan.

Wat je controleert:

Drie inzendingen, drie rijen, drie berichten. Niet meer, niet minder.
De naam in het bericht is de naam uit het formulier, niet een vaste tekst.
De workflow stuurt alleen naar jou.

Variant voor wie sneller is: voeg aan het bericht de opmerking toe, maar alleen als die niet leeg is. Dat is je eerste voorwaarde (filter). Test met een inzending zonder opmerking en een met.

Oefening 2. Je eigen taak op papier ontwerpen (20 min)

Doel: je eigen taak zó opschrijven dat je hem in de tool kunt bouwen. Eerst ontwerpen op papier, dan pas bouwen; een vaste gewoonte in deze training.

Klaar als: je hebt een kaartje met de zes rubrieken ingevuld: trigger, stappen (maximaal vijf), uitkomst, grenzen, checkpoint, "klaar als". En de taak-toets geeft minstens drie keer ja.

Stappen:

Schrijf de taak op in één zin, zoals je hem nu doet. "Elke maandag zet ik de aanmeldingen van het weekend in het ledenoverzicht en stuur ik de penningmeester een berichtje."
Vul de rubrieken in:
- Trigger: wat zet het in gang, en kan een computer dat zien? (Nieuw bericht, nieuwe inzending, vast tijdstip, nieuw bestand.)
- Stappen: elke stap één ding. Ophalen, omzetten, filteren, opslaan, versturen.
- Uitkomst: wat is er aan het eind anders.
- Grenzen: wat doet de workflow niet, en wanneer stopt hij.
- Checkpoint: waar kijkt een mens voordat er iets gebeurt wat je niet makkelijk terugdraait.
- Klaar als: één zin. Vandaag is dat bijna altijd: "... en het komt bij mijzelf aan".
Doe de taak-toets (handout). Minder dan drie keer ja: kies een kleiner deel van de taak, of een taak uit de reservelijst hieronder.
Laat je kaartje aan een buur zien. Vraag: "Snap je elke stap zonder mij iets te vragen?" Zo niet: herschrijf die stap.

Voorbeeldopdracht om te kopiëren (laat een AI-assistent meedenken, en controleer het antwoord; de trainer laat eerst zien hoe de AI hierbij de mist in kan gaan):

Ik wil een terugkerende taak automatiseren met een no-code workflowtool. Help me hem te beschrijven in deze rubrieken: trigger, stappen (maximaal vijf, elke stap één ding), uitkomst, grenzen (wat de workflow niet doet), checkpoint (waar een mens kijkt voordat er iets onomkeerbaars gebeurt).

De taak, in mijn woorden: [beschrijf de taak; geen namen van echte mensen, geen adressen, geen wachtwoorden].

Stel me eerst maximaal drie vragen als iets onduidelijk is. Verzin geen functies van tools. Als een stap een menselijk oordeel vraagt, zeg dat dan in plaats van hem te automatiseren.

Wat je controleert:

Elke stap die de AI voorstelt: is dat echt nodig, en kan de tool dat? Als je het niet zeker weet, kijk in de tool, niet in de chat.
Heeft de AI een stap toegevoegd die jij niet vroeg? Schrap hem, of zet hem op de later-lijst.
Heeft de AI een stap met oordeel toch geautomatiseerd? Maak daar je checkpoint van.

Reservelijst (verzonnen taken, voor wie geen eigen taak heeft; allemaal uit de wereld van Het Bospad):

Elke vrijdag om 17:00 een bericht naar jezelf met het aantal aanmeldingen van die week.
Een inzending van het contactformulier van de club als rij in een overzicht, met een bericht naar jezelf.
Een nieuw bestand in de map "Routes" wordt gemeld in een bericht naar jezelf, met de bestandsnaam.

Variant voor wie sneller is: schrijf voor dezelfde taak op wat er gebeurt als de trigger twee keer kort na elkaar afgaat, en als een veld leeg is. Zet het antwoord bij "grenzen".

Oefening 3. Je eigen workflow bouwen (70 min)

Doel: de workflow van je kaartje werkend krijgen in de tool, naar jezelf.

Klaar als: de "klaar als"-zin van je kaartje klopt, en de workflow heeft drie keer achter elkaar gedaan wat je verwachtte met een testinvoer die je zelf maakte. Alles komt bij jou aan, bij niemand anders.

Stappen:

Nieuwe workflow, naam erbij. Trigger toevoegen en koppelen via de officiële koppeling. Niet verder voordat je de trigger één keer hebt zien afgaan met een testinvoer.
Stap 1 toevoegen. Testen. Klopt de uitkomst niet: kijk eerst wat de stap binnenkreeg, dan wat hij doorgaf. De fout zit bijna altijd in wat er binnenkomt.
Stap 2 toevoegen. Testen. En zo verder, één stap tegelijk.
Bouw het checkpoint van je kaartje in: de workflow maakt iets klaar (een conceptbericht, een rij met status "wacht"), en stuurt of wijzigt niets voor anderen. Vandaag: alles naar jezelf.
Bouw één grens in: wat gebeurt er bij een lege invoer? Minstens: de workflow doet dan niets, of stuurt een melding naar jou. Test met een lege testinvoer.
Drie keer achter elkaar testen met een normale invoer. Zet de workflow pas daarna aan.
Schrijf op je kaartje wat anders ging dan je ontwerp. Dat is normaal.

Voorbeeldopdracht om te kopiëren (voor als je vastzit; precies bijsturen: wat zie je, wat verwachtte je):

Ik bouw in [naam van de tool] deze workflow:
Trigger: [trigger]
Stappen: [stap 1], [stap 2], [stap 3]
Grenzen: [grenzen]

Bij stap [nummer] gaat het mis.
Wat ik zie: [beschrijf het scherm of plak de foutmelding; sleutels, adressen en namen van anderen heb ik weggehaald].
Wat ik verwachtte: [één zin].
Wat ik al geprobeerd heb: [één zin].

Geef me de meest waarschijnlijke oorzaak en één ding om nu te proberen. Als je het niet zeker weet, zeg dat.

Doe wat de AI voorstelt alleen als je snapt waarom. Werkt het na twee keer bijsturen nog niet: vraag de trainer. Zeg niet "het werkt niet", maar "bij stap 2 zie ik X en ik verwachtte Y".

Wat je controleert:

Drie testinvoeren geven drie keer de verwachte uitkomst.
Een lege invoer geeft geen rommel bij jou, en al helemaal niet bij anderen.
Er staat nergens een wachtwoord of sleutel in een tekstveld, notitie of chat. Alleen in de verbinding van de tool.
De workflow stuurt of wijzigt niets voor anderen.

Variant voor wie sneller is: kies er één.

Voeg een filter toe zodat alleen inzendingen die aan een voorwaarde voldoen doorgaan (bijvoorbeeld: alleen als aantal groter is dan 0).
Voeg een tweede uitkomst toe (naast het bericht ook een rij, of andersom).
Schrijf voor je workflow een korte beschrijving in de tool zelf (naam, wat hij doet, grenzen), zodat je het over drie maanden nog snapt.

Oefening 4. Drie taken door de taak-toets (10 min, voor wie sneller is of voor thuis)

Doel: leren inschatten welke taken zich lenen voor automatisering, en welke niet.

Klaar als: je hebt drie taken van jezelf gescoord op de taak-toets en bij elke taak in één zin gezegd: bouwen, bouwen met checkpoint, of niet doen.

Stappen:

Schrijf drie taken op die je vaker doet. Eén waarvan je denkt "dit kan vast", één waarvan je twijfelt, één waarvan je denkt "dit nooit".
Scoor ze op de vijf vragen van de taak-toets (handout).
Schrijf per taak het oordeel op, en bij "bouwen met checkpoint": waar het checkpoint zit.

Voorbeeldopdracht om te kopiëren (om je oordeel te toetsen, niet om het te vervangen):

Hier zijn drie terugkerende taken, met mijn score op deze vijf vragen: vaker dan eens per week; elke keer hetzelfde; begint met iets wat een computer kan zien; stappen zonder "het hangt ervan af"; fout is te herstellen.

1. [taak], score [x van 5], mijn oordeel: [bouwen / bouwen met checkpoint / niet doen]
2. ...
3. ...

Ben je het met mijn oordeel eens? Zeg per taak in één zin waarom wel of niet, en noem bij twijfel waar een mens moet meekijken. Geen tools noemen.

Wat je controleert: als de AI het met je oneens is, wie heeft gelijk? Jij kent de taak. Als de AI een risico noemt dat je niet zag (gegevens van anderen, een dure fout), neem dat dan wel mee.

Variant: kies de taak met de hoogste score die je vandaag niet bouwde en zet hem bovenaan je later-lijst, met trigger en eerste stap erbij.