Handout: AI in je workflows

Automatiseren en bouwen, niveau 2. Eén A4 om naast je te houden.

AI als stap: drie werkwoorden

AI in een workflow doet één van drie dingen: sorteren, samenvatten, of een concept opstellen. Beslissen, versturen en gegevens van anderen beoordelen blijft bij de mens.

De AI-stapkaart: vier onderdelen, altijd

Onderdeel	Vraag	Voorbeeld (De Leeszaal, verzonnen)
Invoer	Welk gegeven, uit welke stap? Zo weinig mogelijk.	Onderwerp en tekst van de mail; niet het hele postvak
Opdracht	Rol, taak, regels; vaste tekst, invoer op een vaste plek	"Kies precies één categorie uit: vraag, reservering, klacht, schenking, overig"
Outputformaat	Wat komt er precies terug?	Alleen het woord, kleine letters, geen toelichting
Terugval	Wat als het antwoord niet aan het formaat voldoet?	Categorie wordt "overig", melding naar Ruud

Zonder outputformaat kan de volgende stap er niets mee. Zonder terugval gaat de workflow stilletjes door met onzin.

Volgorde van bouwen

1. Gegevens doorgeven (mapping): komt het juiste gegeven uit de vorige stap op de juiste plek? Test.
2. Filters en routes: een voorwaarde vóór de AI-stap (is er tekst?), een controle erna (klopt het formaat?), een route per categorie.
3. Lussen en webhooks: pas als 1 en 2 werken.

Foutafhandeling, concreet

• Controleer de invoer vóór de AI-stap. Leeg: melding en stop.
• Controleer de uitvoer ná de AI-stap. Niet in het formaat: terugval en melding.
• Mislukte stap: stop, melding naar jezelf met stapnummer en foutmelding. Het oorspronkelijke bericht blijft staan.
• Opnieuw proberen alleen bij tijdelijke fouten, een paar keer.
• Logboek: één rij per run (tijd, invoer-kenmerk, uitkomst, status).
• Nooit stilletjes doorgaan.

Mens keurt goed (het checkpoint)

Alles wat de workflow maakt voor anderen komt eerst bij een mens: een conceptmail die jij verstuurt, een rij met status "wacht" die jij op "ok" zet, of een bericht waarop jij reageert. Pas na die handeling gebeurt de volgende stap. Hoe je dat bouwt verschilt per tool.

De vaste werkwijze

Eigen taak. "Klaar als ..." vooraf. Kleine stappen: bouwen, testen, dan de volgende. Precies bijsturen: wat zie je, wat verwachtte je. AI stelt voor, jij beslist. Geheimen nooit in de chat. Eerst naar jezelf.

Twee sjablonen

Sorteren (vast outputformaat):

Lees het bericht hieronder en kies precies één categorie uit deze lijst: [lijst]. Antwoord met alleen het woord, in kleine letters, zonder toelichting. Twijfel je, kies "overig".
Bericht: [TEKST]

Concept opstellen (met controleplekken):

Schrijf een conceptantwoord op het bericht hieronder. Toon: [toon]. Maximaal [aantal] woorden. Beloof niets wat je niet zeker weet; zet daar [CONTROLEER] met wat de lezer moet nakijken. Geef alleen het concept terug.
Bericht: [TEKST]

Wat je nooit doet

• De AI-stap laten versturen, opslaan voor anderen of beslissen zonder dat een mens ernaar keek.
• Een AI-stap zonder outputformaat of terugval aanzetten.
• Meer gegevens aan de AI geven dan de stap nodig heeft; persoonsgegevens die er niet toe doen weglaten of onherkenbaar maken.
• Een sleutel van een AI-aanbieder in een tekstveld, notitie, chat of mail zetten. Alleen in de verbinding van de tool.
• Echte mails van anderen gebruiken om te testen. Schrijf testberichten zelf.
• Doorbouwen na een fout die je niet begrijpt. Na twee keer bijsturen: stop, beschrijf opnieuw wat je ziet.

Ga je verder?

Een week draaien met eigen testberichten, logboek bekijken, dan pas echte berichten, nog steeds met goedkeurstap. Volgende stap in deze route: Bouwen met AI (niveau 3): in twee sessies een kleine app of tool maken met een AI-codeerassistent en live zetten.