Oefeningen: AI in je workflows

Vier oefeningen. De eerste drie doet iedereen; de vierde is voor wie sneller is, of voor thuis. De doorlopende casus is buurtbibliotheek De Leeszaal (verzonnen): vrijwilliger Ruud sorteert elke ochtend de mails en wil dat een workflow dat voorbereidt, zonder dat er iets de deur uitgaat zonder zijn goedkeuring.

De vaste werkwijze geldt bij elke oefening: eigen taak, "klaar als ..." vooraf, kleine stappen, precies bijsturen, AI stelt voor en jij beslist, geheimen nooit in de chat. En vandaag: een AI-stap heeft altijd een vast outputformaat en een terugvaloptie.

De volgorde van bouwen is steeds: eerst gegevens doorgeven (mapping), dan filters en routes, pas daarna lussen en webhooks.

De trainer heeft vooraf gekozen welke tool de groep gebruikt (n8n, Make of Zapier), hoe de AI-stap werkt en hoe de goedkeurstap in die tool kan. Namen van onderdelen verschillen per tool; de oefeningen beschrijven wat je doet.

Oefening 1. Samen een AI-stap in de casus zetten (20 min)

Doel: een AI-stap bouwen die sorteert, met gegevens die goed doorkomen, een vast outputformaat en een terugval.

Klaar als: een testbericht in het postvak geeft binnen een paar minuten een rij in het overzicht met de juiste categorie, en een bericht naar jezelf. Een leeg bericht geeft alleen een melding. Een twijfelbericht geeft "overig" of een nette categorie, nooit een losse zin in kolom B.

Stappen (de trainer bouwt voor, jij bouwt mee):

Nieuwe workflow "Leeszaal sorteren". Trigger: nieuw bericht in het testpostvak. Test met één zelfgeschreven bericht; controleer dat je het onderwerp en de tekst ziet.
Voorwaarde: is er tekst in het bericht? Zo niet: bericht naar jezelf "Leeg bericht ontvangen, niets gedaan" en stop. Test met een leeg bericht.
AI-stap toevoegen. Geef als invoer alleen onderwerp en tekst (gegevens doorgeven uit de trigger). Plak de opdracht hieronder. Test met een normaal bericht; kijk wat er letterlijk terugkomt.
Controle op formaat: staat het antwoord in de lijst (vraag, reservering, klacht, schenking, overig)? Zo niet: categorie wordt "overig". Test met het twijfelbericht van de trainer.
Rij in het overzicht: tijd, onderwerp, categorie, status "wacht". Gegevens doorgeven: categorie uit stap 4, niet uit stap 3.
Bericht naar jezelf: "Nieuw: [categorie], [onderwerp]".
Drie testberichten: één per categorie. Klopt het drie keer?

Voorbeeldopdracht om te kopiëren (de opdracht in de AI-stap; waar [TEKST] staat, zet je het gegeven uit de trigger):

Je sorteert binnenkomende mails voor een kleine buurtbibliotheek.

Lees het bericht hieronder en kies precies één categorie uit deze lijst:
vraag, reservering, klacht, schenking, overig

Regels:
- Antwoord met alleen het woord van de categorie, in kleine letters, zonder punt, zonder toelichting.
- Twijfel je tussen twee categorieën, kies dan "overig".
- Gaat het bericht over iets anders dan de bibliotheek, kies "overig".

Onderwerp: [ONDERWERP]
Bericht:
[TEKST]

Wat je controleert:

Komt er echt alleen één woord terug? Kijk naar de ruwe uitvoer van de AI-stap, niet alleen naar de rij.
Werkt de terugval: zet in de opdracht tijdelijk een fout (bijvoorbeeld "antwoord in een hele zin") en kijk of kolom B dan "overig" wordt. Zet de opdracht daarna terug.
Gaat er niets naar een ander adres dan het jouwe?

Variant voor wie sneller is: voeg een tweede AI-stap toe die alleen bij categorie "vraag" een conceptantwoord schrijft (opdracht hieronder bij oefening 3), en zet het concept in een kolom. Dit is je eerste route: één pad voor "vraag", een ander pad voor de rest.

Oefening 2. Je eigen AI-workflow op papier (25 min)

Doel: je eigen workflow ontwerpen met AI op de juiste plek, een vast outputformaat, een terugval, een foutplan en een goedkeurstap.

Klaar als: je hebt drie dingen op papier: het kaartje met de rubrieken (trigger, stappen, uitkomst, grenzen, checkpoint, "klaar als"), een AI-stapkaart (invoer, opdracht, outputformaat, terugval) en een foutplan met minstens drie fouten en wat er dan gebeurt.

Stappen:

Neem je workflow van niveau 1 of je meegebrachte taak. Schrijf op waar het mensenwerk zit dat elke keer hetzelfde is: sorteren, samenvatten, of een concept schrijven. Dat wordt de AI-stap. Beslissen, versturen, beoordelen van gegevens van anderen: dat blijft bij de mens, bij het checkpoint.
Vul het kaartje in met de rubrieken.
Vul de AI-stapkaart in:
- Invoer: welk gegeven, uit welke stap. Zo weinig mogelijk. Persoonsgegevens die de AI niet nodig heeft, laat je weg of maak je onherkenbaar.
- Opdracht: rol, taak, regels. Vaste tekst, invoer op een vaste plek.
- Outputformaat: precies wat terugkomt. Eén woord uit een lijst; maximaal drie regels; tekst met [CONTROLEER].
- Terugval: wat gebeurt er als het antwoord niet aan het formaat voldoet.
Schrijf het foutplan: lege invoer, verkeerd formaat, dienst niet bereikbaar, dubbele trigger. Per fout: stop of door, melding naar wie, wat gebeurt er met het oorspronkelijke bericht of bestand.
Teken het checkpoint: waar ziet de mens het, en wat doet hij om het goed te keuren. Wat gebeurt er pas na die handeling.
Laat je kaartje aan een buur zien. Vraag: "Wat gebeurt er als de AI onzin teruggeeft?" Als je buur dat niet uit je kaartje kan halen, is je terugval niet duidelijk.

Voorbeeldopdracht om te kopiëren (laat een AI-assistent meelezen op je ontwerp; AI stelt voor, jij beslist):

Ik ontwerp een workflow in een no-code tool met één AI-stap erin. Lees mijn ontwerp en zeg wat er ontbreekt. Verzin geen functies van tools. Voeg geen stappen toe die ik niet vroeg.

Trigger: [..]
Stappen: [..]
Uitkomst: [..]
Grenzen: [..]
Checkpoint: [..]

AI-stap:
- Invoer: [..]
- Opdracht: [..]
- Outputformaat: [..]
- Terugval: [..]

Foutplan:
- Lege invoer: [..]
- Verkeerd formaat: [..]
- Dienst niet bereikbaar: [..]

Controleer vooral: krijgt de AI gegevens die hij niet nodig heeft? Is het outputformaat eenduidig genoeg voor een volgende stap? Is er een fout die ik mis? Antwoord in maximaal tien regels.

Wat je controleert:

Elke opmerking van de AI: klopt het voor jouw situatie? Jij kent de taak.
Noemt de AI een functie of knop van de tool? Controleer in de tool, niet in de chat.
Stelt de AI voor om de AI-stap meer te laten beslissen? Niet doen. Dat is precies de verleiding die je vandaag leert weerstaan.

Variant voor wie sneller is: schrijf de opdracht voor je AI-stap helemaal uit en test hem alvast los in een gewone AI-chat met twee zelfgeschreven testberichten. Krijg je twee keer het goede formaat?

Oefening 3. Je eigen AI-workflow bouwen (70 min)

Doel: de workflow van je kaartje werkend krijgen: AI-stap, controle op formaat met terugval, foutafhandeling, goedkeurstap. Alles naar jezelf.

Klaar als: de "klaar als"-zin van je kaartje klopt; een goed, een leeg en een vreemd testbericht geven elk wat je foutplan zegt; en er wordt niets verstuurd of opgeslagen voor anderen zonder jouw handeling.

Stappen, in deze volgorde:

Gegevens doorgeven. Trigger, controle op lege invoer, AI-stap met je opdracht. Test met een goed bericht. Kijk naar de ruwe uitvoer van de AI-stap: is dat precies het formaat?
Controle en terugval. Voorwaarde na de AI-stap: voldoet de uitvoer aan het formaat? Zo niet: terugval en melding. Test door de opdracht tijdelijk te verprutsen. Zet hem daarna terug.
Filters en routes. Alleen nu: een route per categorie, of een filter zodat alleen bepaalde berichten doorgaan. Test elke route apart met één bericht.
Goedkeurstap. Het concept of de uitkomst komt bij jou: conceptmail, rij met status "wacht", of bericht met reactie. Test: gebeurt er niets totdat jij iets doet?
Foutafhandeling. Melding naar jezelf bij een mislukte stap, met stapnummer en foutmelding. Het oorspronkelijke bericht blijft staan. Test door een stap tijdelijk op een niet-bestaande kolom te laten schrijven, of door de verbinding even uit te zetten als de tool dat toelaat. Zet het daarna terug.
Logboek. Eén rij per run: tijd, kenmerk invoer, categorie, status.
Drie keer goed. Drie goede testberichten, één leeg, één vreemd. Pas dan aanzetten.

Voorbeeldopdracht om te kopiëren (voor een AI-stap die een concept schrijft; waar [TEKST] staat, zet je het gegeven uit de trigger; pas toon en afzender aan):

Je helpt een vrijwilliger van een kleine buurtbibliotheek met het beantwoorden van mails. Schrijf een conceptantwoord op het bericht hieronder.

Regels:
- Toon: vriendelijk, kort, in het Nederlands, je-vorm.
- Maximaal 120 woorden.
- Beloof niets wat je niet zeker weet (openingstijden, beschikbaarheid, prijzen). Zet op die plekken [CONTROLEER] met erachter wat de vrijwilliger moet nakijken.
- Geen aanhef met een naam; begin met "Beste lezer,".
- Eindig met "Met vriendelijke groet," zonder naam erachter.
- Geef alleen het conceptantwoord terug, zonder toelichting ervoor of erna.

Bericht:
[TEKST]

En voor als je vastzit (precies bijsturen):

Ik bouw in [tool] een workflow met een AI-stap. Ontwerp: trigger [..], stappen [..], AI-stap met outputformaat [..] en terugval [..].

Bij stap [nummer] gaat het mis.
Wat ik zie: [scherm of foutmelding; sleutels, adressen en namen van anderen weggehaald].
Wat ik verwachtte: [één zin].
Wat ik al probeerde: [één zin].

Geef de meest waarschijnlijke oorzaak en één ding om nu te proberen. Noem geen knoppen waarvan je niet zeker weet dat ze bestaan. Zeg het als je het niet weet.

Werkt het na twee keer bijsturen nog niet: stop, en vraag de trainer met "bij stap X zie ik Y, ik verwachtte Z".

Wat je controleert:

De AI-uitvoer is in elke test precies het formaat, of de terugval heeft het opgevangen.
Het concept bevat [CONTROLEER] op plekken waar de AI iets niet kan weten. Als dat ontbreekt terwijl de AI wél iets beloofde (een openingstijd, een prijs), is dat de vergissing van vandaag: schrijf hem op voor de afsluiting.
Een mislukte stap geeft een melding bij jou en laat het oorspronkelijke bericht staan.
Niets wordt verstuurd of opgeslagen voor anderen zonder jouw handeling.
De sleutel van de AI-stap staat alleen in de verbinding van de tool. Nergens anders.

Variant voor wie sneller is, in deze volgorde:

Lus: laat de workflow op een vast tijdstip alle berichten van die dag in één keer verwerken, één voor één, en zet ze in één overzicht.
Webhook: laat de workflow starten vanuit een ander systeem (bijvoorbeeld een formulier dat een webhook kan aanroepen). Alleen als de trainer vooraf zei dat de tool en het formulier dit kunnen.
Tweede AI-stap: samenvatting in één regel voor het bericht naar jezelf.

Oefening 4. Je foutplan uitproberen (15 min, voor wie sneller is of voor thuis)

Doel: zelf zien wat je workflow doet als het misgaat, in plaats van het te geloven.

Klaar als: je hebt vier fouten bewust veroorzaakt, en bij elk opgeschreven: wat gebeurde er, kwam er een melding, bleef het oorspronkelijke bericht staan, en wat je hebt aangepast.

Stappen:

Leeg bericht.
Bericht in een andere taal of met alleen een plaatje.
Opdracht van de AI-stap tijdelijk zó aanpassen dat het formaat niet meer klopt.
Een stap tijdelijk naar een niet-bestaande kolom of map laten schrijven.

Zet alles daarna terug en test nog één keer met een goed bericht.

Voorbeeldopdracht om te kopiëren (om je foutplan te laten aanvullen):

Dit is het foutplan van mijn workflow met een AI-stap: [plak je foutplan]. Welke fout mis ik die in de praktijk vaak voorkomt bij workflows die mail, formulieren of documenten verwerken? Noem maximaal drie, elk in één zin, met wat er dan zou moeten gebeuren. Geen tools noemen.

Wat je controleert: is het een fout die bij jouw workflow kan voorkomen? Zo ja: zet hem in je foutplan en bouw de melding in. Zo nee: later-lijst.

Variant: bedenk één fout die de AI niet noemde en die alleen jij kunt weten omdat jij de taak kent.