Handout: AI-basis voor op het werk

Eén A4 voor na de training. Route Kantoorbaan, niveau 1.

Wat AI is

Een taalmodel voorspelt het meest waarschijnlijke volgende stukje tekst. Het zoekt niet op, rekent niet na en weet niet of iets waar is. Daarom: sterk in schrijven, samenvatten, herschrijven en structureren. Zwak in feiten die je niet zelf gaf, cijfers en alles wat alleen in jouw organisatie bekend is. Het kan dan iets verzinnen dat er goed uitziet.

De vaste werkwijze

1. Eigen taak. Begin bij wat je wilt doen: samenvatten, omzetten, afleiden, uitbreiden. Niet bij een tool.
2. "Klaar als ..." Schrijf vooraf in één zin op wanneer het goed genoeg is.
3. Kleine stappen. Eén taak per gesprek. Loopt het vast, begin opnieuw met een betere opdracht.
4. Precies bijsturen. Citeer de zin die anders moet en zeg wat je wilt. "Verander verder niets."
5. AI stelt voor, jij beslist. Controleer feiten, cijfers, namen en toon voordat je iets verstuurt of opslaat.
6. Geheimen nooit in de chat. Anonimiseer voordat je plakt.

Het promptkader: doel, context, bron, verwachting

Doel: [vat samen / zet om / leid af / breid uit] [wat], voor [lezer].
Context: ik werk bij [soort organisatie]. [Wat een nieuwe collega moet weten.]
Bron: alleen de tekst hieronder. Gebruik niets anders en verzin niets erbij.
Verwachting: [vorm, lengte, toon]. Klaar als: [jouw zin].
Tekst: [geanonimiseerde tekst]

Het Bron-veld is je veiligheidscheck: wat het model mag gebruiken, is wat jij plakt. Mag dat?

Bijsturen:

Je schreef: "[zin]". Maak dit [korter / concreter / minder formeel]. Verander verder niets.

Controle:

Noem elke aanname die je deed die niet in mijn opdracht stond.

Anonimiseren in vijf stappen

1. Namen worden rollen: [KLANT], [COLLEGA].
2. Nummers, adressen, telefoon, e-mail worden plekhouders: [NUMMER], [ADRES].
3. BSN, geboortedatum, bankrekening, gezondheid, religie, strafrecht: weg.
4. Combinaties die herkenbaar maken ("de enige planner in Assen") algemener maken.
5. Sleuteltje op papier, niet in de chat. Bij twijfel: niet plakken, alleen de structuur beschrijven.

Wat je nooit doet

• Wachtwoorden, inlogcodes, sleutels, bankgegevens of BSN in een chat zetten. Ook niet even snel.
• Persoonsgegevens van klanten, collega's of burgers plakken, tenzij het AI-beleid van je organisatie dat toestaat voor de tool die je gebruikt.
• Vertrouwelijke stukken (contracten, offertes, plannen onder geheimhouding) plakken zonder dat het beleid het toestaat.
• Een antwoord doorsturen zonder het te lezen.
• Beslissingen over mensen (beoordelen, selecteren, afwijzen) aan AI overlaten.

De regels in het kort

• AVG: geldt zodra je persoonsgegevens verwerkt, en plakken is verwerken. Je organisatie is verantwoordelijk voor wat jij namens haar doet.
• AI-verordening: artikel 4 geldt sinds 2 februari 2025 en vraagt organisaties die AI inzetten maatregelen te nemen voor de AI-geletterdheid van hun mensen. Deze training is zo'n maatregel.
• Je account: een gratis privéaccount heeft andere voorwaarden dan een zakelijk account van je werkgever. Wat er met je gesprekken gebeurt, staat in de instellingen en voorwaarden. Zoek het op, neem het niet aan.
• Bij twijfel: het AI-beleid van je organisatie, je leidinggevende of de privacy-contactpersoon. Deze handout is geen juridisch advies.

Volgende stap

Niveau 2, Slimmer werken met AI: vaste opdrachten voor mail, notulen, Excel en rapporten, en je eigen promptbibliotheek.