Doe mee Mijn portaal

Oefeningen: AI-basis voor op het werk

Kantoorbaan, niveau 1. Hoort bij de training AI-basis voor op het werk. Geschreven voor tijdens de training; zelf oefenen kan ook, sla dan over wat de trainer voordoet of klaarzet.

Niveau 1, route Kantoorbaan. Vier oefeningen, alle vier op de taak die je zelf meenam. Elke oefening begint met "klaar als ..." en eindigt met controleren: AI stelt voor, jij beslist.

Alle voorbeelden hieronder zijn verzonnen. Vervang ze door je eigen situatie, maar pas na oefening 2 (anonimiseren). Mag je van je organisatie geen eigen werkdata gebruiken, of heb je niets bij je, werk dan met de veilige voorbeeldmap achteraan dit document.

Elke opdracht gebruikt hetzelfde kader: doel, context, bron, verwachting. Het Bron-veld zegt welke tekst het model mag gebruiken, en dwingt je dus ook te bedenken wat je plakt.

Doel: [wat moet eruit komen, in één zin]
Context: [voor wie, waarover, wat een nieuwe collega moet weten]
Bron: [welke tekst mag AI gebruiken: alleen de mail hieronder / alleen deze aantekeningen / geen bron]. Gebruik niets anders en verzin niets erbij.
Verwachting: [vorm, lengte, toon]. Klaar als: [jouw zin].

Oefening 1. Je eerste opdracht (20 min)

Doel. Ervaren dat de kwaliteit van het antwoord afhangt van wat jij erin stopt. Nog zonder echte gegevens.

Klaar als je twee antwoorden naast elkaar hebt: een op een korte opdracht en een op een opdracht met context, en je in één zin kunt zeggen wat het verschil maakte.

Stappen.

  1. Begin een nieuw gesprek.
  2. Beschrijf je taak in algemene termen, zonder namen, cijfers of de echte tekst. Typ eerst de korte versie:
Schrijf een mail aan een klant over een vertraagde levering.
  1. Lees het antwoord. Markeer wat niet klopt voor jouw situatie.
  2. Begin een nieuw gesprek en geef nu dezelfde opdracht in het kader, met de context die je ook aan een nieuwe collega zou geven:
Doel: een mail die een zakelijke klant vertelt dat zijn bureau twee weken later komt dan beloofd, en wat zijn opties zijn.
Context: ik werk op de klantenservice van een verzonnen groothandel in kantoormeubels. De klant heeft nog niet geklaagd. Nieuwe leverweek noem je als [WEEK]. De klant mag annuleren.
Bron: geen. Gebruik alleen wat hierboven staat; verzin geen reden voor de vertraging en geen korting.
Verwachting: zakelijk en eerlijk, geen overdreven excuses, maximaal 100 woorden. Klaar als de klant in één keer weet wat er aan de hand is en wat zijn opties zijn.
  1. Vergelijk de twee antwoorden.

Wat je controleert. Staat er iets in dat je niet hebt gezegd (een reden voor de vertraging, een korting)? Dat heeft het model verzonnen. Streep het door of stuur bij.

Variant voor wie sneller is. Vraag drie versies in één keer: "Geef drie varianten: kort, uitgebreid, en een voor een klant die al eerder klaagde." Kies de beste en zeg waarom.

Oefening 2. Anonimiseren (20 min)

Doel. Je eigen stuk tekst zo schoonmaken dat je het veilig in een chat kunt plakken. Dit doe je voortaan altijd, dus oefen het nu met de echte tekst.

Klaar als een collega uit je geanonimiseerde tekst niemand meer kan herkennen en de tekst nog steeds bruikbaar is voor je taak.

Stappen.

  1. Pak de tekst die bij je taak hoort (een mail, een verslag, een stuk uit een document). Nog niet plakken.
  2. Loop deze lijst af en vervang alles wat je tegenkomt door een plekhouder in blokhaken:
    • Namen van personen: [KLANT], [COLLEGA], [AANVRAGER]
    • Namen van organisaties, als ze klein of herkenbaar zijn: [LEVERANCIER], [GEMEENTE]
    • Adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, kentekens: [ADRES], [TELEFOON], [EMAIL]
    • Dossier-, klant-, personeels- en factuurnummers: [NUMMER]
    • BSN, geboortedatums, bankrekeningen: altijd weg, ook als plekhouder niet nodig is
    • Bedragen en datums als ze iemand herkenbaar maken of vertrouwelijk zijn: [BEDRAG], [DATUM]
    • Gezondheid, religie, strafrecht, seksuele geaardheid, politieke voorkeur: weg of in algemene termen ("een medische reden")
  3. Lees de tekst nog een keer en zoek naar combinaties: "de enige accountmanager in Groningen" is net zo herkenbaar als een naam. Maak het algemener: "een accountmanager".
  4. Schrijf op papier een sleuteltje: welke plekhouder wat was. Dat blijft op je bureau, niet in de chat.
  5. Laat je buurvrouw of buurman de tekst lezen met één vraag: "Herken je iemand, of kun je iemand opzoeken?"

Voorbeeld, verzonnen. Voor:

Hoi Fatima, kun jij de offerte voor Bakkerij Het Voorbeeldbrood in Zwolle (klantnr 4471, contact: Peter de Wit, 06-12345678) aanpassen? Ze willen de 2 ovens van 18.500 euro per stuk toch pas in oktober.

Na:

Hoi [COLLEGA], kun jij de offerte voor [KLANT] (klantnr [NUMMER], contact: [CONTACTPERSOON], [TELEFOON]) aanpassen? Ze willen de 2 ovens van [BEDRAG] per stuk toch pas in [MAAND].

Wat je controleert. Is er nog iets herleidbaar? Is de tekst nog bruikbaar voor de taak? Zo niet, beschrijf dan alleen de structuur in plaats van te plakken: "een offerte met twee producten en een gewijzigde leverdatum".

Variant voor wie sneller is. Vraag het model om jouw geanonimiseerde tekst te controleren:

Hieronder staat een tekst die ik heb geanonimiseerd. Noem elke plek waar nog iemand of een organisatie herkenbaar kan zijn, ook door combinaties van details. Verander de tekst niet.

Let op: dit is een extra check, geen vervanging van je eigen controle. Het model mist dingen.

Oefening 3. Je taak sneller doen (40 min)

Doel. Je meegebrachte werktaak echt afmaken met AI, in kleine stappen, met precies bijsturen en controleren.

Klaar als je de "klaar als"-zin die je zelf vooraf opschreef kunt afvinken, en je de uitkomst zo zou durven versturen of opslaan na je eigen controle.

Stappen.

  1. Schrijf eerst op papier in één zin wanneer je taak klaar is. Bijvoorbeeld: "Klaar als de samenvatting op een half A4 past en elke actie een naam en datum heeft."
  2. Begin een nieuw gesprek. Vul het kader in, plak je geanonimiseerde tekst onder Bron, en sluit af met je "klaar als"-zin:
Doel: [werkwoord: vat samen / zet om / leid af / breid uit] [wat], voor [lezer].
Context: ik werk bij [soort organisatie, algemeen]. [Wat een nieuwe collega moet weten.]
Bron: alleen de tekst hieronder. Gebruik niets anders en verzin niets erbij. Is iets onduidelijk, zeg dat.
Verwachting: [mail van max 120 woorden / lijst van 5 punten / tabel], toon [zakelijk / vriendelijk]. Klaar als: [jouw zin].

Tekst:
[geanonimiseerde tekst]
  1. Lees het antwoord helemaal. Niet meteen verder vragen.
  2. Stuur bij in één stap tegelijk. Citeer de zin die anders moet en zeg precies wat je wilt:
Je schreef: "[zin uit het antwoord]". Maak dit [korter / concreter / minder formeel / weg]. Verander verder niets.
  1. Herhaal stap 4 tot je "klaar als"-zin klopt. Meer dan vier keer bijsturen? Begin dan een nieuw gesprek met een betere eerste opdracht.
  2. Zet de plekhouders terug met je sleuteltje, buiten de chat.

Wat je controleert.

  • Feiten: staat er iets in dat je niet hebt aangeleverd? Weg of nakijken.
  • Cijfers en datums: zelf narekenen of opzoeken. Het model rekent niet.
  • Namen en rollen: kloppen de plekhouders na terugzetten?
  • Toon: zou jij dit zo zeggen? Pas het aan in je eigen woorden.
  • Je "klaar als"-zin: alles afgevinkt?

Variant voor wie sneller is. Vraag het model om zijn eigen werk te controleren voordat jij het doet, en kijk of het iets vindt wat jij miste:

Controleer je eigen antwoord: noem elke aanname die je deed die niet in mijn opdracht stond.

Oefening 4. Uitleggen aan een collega (15 min)

Doel. Controleren of je kunt uitleggen wat AI wel en niet kan en wat je er niet in zet. Zonder scherm.

Klaar als je buurvrouw of buurman na twee minuten in eigen woorden kan herhalen: wat AI goed kan, waarom het zich vergist, en drie dingen die je nooit plakt.

Stappen.

  1. Tweetallen. De een legt twee minuten uit, de ander luistert.
  2. De luisteraar stelt één lastige vraag. Voorbeelden: "Maar als het model zo vaak fout zit, waarom zou ik het dan gebruiken?", "Mag ik een klantmail plakken als ik alleen de naam weghaal?", "Hoe weet ik of ons account veilig is?"
  3. Wisselen.
  4. Schrijf samen de twee beste zinnen op die je morgen tegen een collega zou zeggen.

Wat je controleert. Kwam "het voorspelt tekst, het weet niet of iets waar is" terug? Kwam "controleer wat je niet zelf hebt aangeleverd" terug? Kwam "persoonsgegevens, vertrouwelijk, wachtwoorden: nooit" terug? En: "bij twijfel het AI-beleid of je leidinggevende".

Variant voor wie sneller is. Vraag het model om de uitleg te beoordelen alsof het een kritische collega is, en kijk of je de tegenvragen kunt beantwoorden:

Ik leg collega's uit wat AI wel en niet kan. Dit is mijn uitleg: [jouw twee zinnen]. Stel drie kritische vragen die een sceptische collega zou stellen. Geef geen antwoorden.

Bijlage: veilige voorbeeldmap

Drie verzonnen documenten voor wie geen eigen werkdata mag of kan gebruiken. Alle namen, organisaties en nummers zijn bedacht. Je mag ze zonder anonimiseren plakken; voorbeeld B gebruik je juist om anonimiseren te oefenen. Kies per document een werkwoord: samenvatten, omzetten, afleiden of uitbreiden.

A. Klachtmail (omzetten, afleiden)

Onderwerp: Factuur 2026-0314 nog steeds niet gecorrigeerd

Beste,

Dit is de derde keer dat ik mail. Op de factuur van afgelopen maand staat een bedrag voor onderhoud dat we hebben opgezegd. Ik heb twee keer gebeld, de eerste keer zou iemand terugbellen, de tweede keer kreeg ik te horen dat het "in behandeling" was. Inmiddels is de betaaltermijn verstreken en krijg ik een herinnering.

Ik wil graag voor het eind van de week een gecorrigeerde factuur. Anders zie ik me genoodzaakt het contract te heroverwegen.

Met vriendelijke groet,
een klant van een verzonnen installatiebedrijf

Opdrachten: zet om naar een vriendelijk antwoord (omzetten); haal eruit wat de klant precies vraagt en wat er intern mis is gegaan (afleiden).

B. Vergaderaantekeningen met persoonsgegevens (anonimiseren, dan omzetten)

Teamoverleg planning, dinsdag
Aanwezig: Sanne (voorzitter), Youssef, Marieke, Tom. Afwezig: Karin (ziek, tot zeker eind maand)
- Dossier 2026-0871 (dhr. R. van Dalen, Lindelaan 8): aanvraag loopt vertraging op, Youssef belt hem woensdag
- Nieuwe planningstool: Marieke zoekt uit wat het kost, voor volgend overleg
- Zomerrooster: iedereen vult vakantie in voor 15 mei, Tom maakt het rooster
- Klacht over bereikbaarheid van de balie, Sanne neemt mee naar MT
- Karin haar taken: Tom neemt dossiers over, Marieke de telefoon

Opdrachten: eerst anonimiseren (namen naar rollen of initialen, dossiernummer en adres naar plekhouders, de ziekmelding in algemene termen); dan omzetten naar notulen met besluiten en acties.

C. Kort beleidsstuk (samenvatten, uitbreiden)

Thuiswerkregeling, concept, versie 2

1. Medewerkers met een contract van 24 uur of meer kunnen maximaal twee dagen per week thuiswerken, in overleg met de leidinggevende.
2. Op dinsdag werkt het hele team op kantoor.
3. Thuiswerken op een dag met een klantafspraak op locatie is niet mogelijk.
4. De organisatie stelt een beeldscherm en een bureaustoel beschikbaar voor thuis, eenmalig, na een aanvraag via het formulier op intranet.
5. Medewerkers zijn tijdens thuiswerkdagen bereikbaar tussen 9.00 en 16.00 uur, tenzij anders afgesproken.
6. Deze regeling wordt na zes maanden geëvalueerd.

Opdrachten: samenvatten in drie zinnen voor een nieuwe collega (samenvatten); een korte interne mail schrijven die de regeling aankondigt (uitbreiden). Controle: staat er in de mail iets wat niet in de regeling staat?