Handout: Slimmer werken met AI
Kantoorbaan, niveau 2. Hoort bij de training Slimmer werken met AI.
Eén A4 voor na de training. Route Kantoorbaan, niveau 2. De regels van niveau 1 blijven gelden: anonimiseren voor je plakt, geheimen nooit in de chat, bij twijfel het AI-beleid van je organisatie.
De vaste werkwijze
Eigen taak. "Klaar als ..." vooraf. Kleine stappen. Precies bijsturen. AI stelt voor, jij beslist. Geheimen nooit in de chat.
Het kader: doel, context, bron, verwachting
- Doel. Werkwoord plus wat: samenvatten, omzetten, afleiden of uitbreiden.
- Context met een rol. "Je helpt een planner bij een zorgorganisatie", plus wat een nieuwe collega moet weten.
- Bron met een voorbeeld. Welke tekst het model mag gebruiken, en een eerdere mail in jouw toon. "Voeg geen andere feiten toe."
- Verwachting met "klaar als ...". Vorm, lengte, toon, en de zin waarmee je controleert.
Welke gegevens mogen in deze tool? Vier vragen
- Persoonsgegevens of herleidbaar? 2. Vertrouwelijk? 3. Welke tool, welk account, wat zegt het AI-beleid? 4. Anonimiseren, of alleen de structuur beschrijven? Geen beleid: veilige kant, navragen.
Werkwoorden per taak
| Notulen | Excel-formule | ||
|---|---|---|---|
| Samenvatten | Mailwisseling in 3 punten | Verslag in 8 punten | Wat doet hij, in één zin |
| Omzetten | Boze mail naar zakelijk antwoord | Aantekeningen naar besluiten en acties | Formule naar gewone taal; datums naar één notatie |
| Afleiden | Wat vraagt de afzender, wat moet ik doen | Welke acties missen een eigenaar | Bij welke invoer gaat hij fout |
| Uitbreiden | Steekwoorden naar complete mail | Besluitenlijst naar mail voor afwezigen | Beschrijving naar formule-voorstel |
Bijsturen door te citeren
Je schreef: "[zin]". [Korter / concreter / weg / in mijn toon]. Verander verder niets.
Meer dan vier keer bijsturen? Nieuw gesprek, betere eerste opdracht.
Opdrachten om te kopiëren
Uitbreiden (mail)
Doel: breid mijn steekwoorden uit tot een mail aan [LEZER] over [ONDERWERP], zodat de lezer [WAT]. Context: je helpt een medewerker van [ORGANISATIE]. Bron: alleen de steekwoorden en het toonvoorbeeld hieronder; voeg geen andere feiten toe. Verwachting: max [AANTAL] woorden, toon zoals het voorbeeld. Klaar als: [ZIN].
Steekwoorden: [LIJST]. Toonvoorbeeld: "[EERDERE MAIL]"
Samenvatten (document)
Doel: vat dit document samen voor [LEZER], die er [WAT] mee moet doen. Bron: alleen de tekst hieronder; noem alleen wat er letterlijk staat, trek geen conclusies, zet [ONDUIDELIJK] bij wat onduidelijk is. Verwachting: [VORM]. Geef daarna bij elk punt de letterlijke zin uit de bron.
Omzetten en afleiden (Excel)
Ik gebruik Excel in het [Nederlands / Engels]. Zet deze formule om in gewone taal, stap voor stap, en leid af bij welke invoer hij een fout geeft: [FORMULE]
Tabel hieronder, kolommen gescheiden door tabs. Zet om: [WAT]. Geef de tabel terug in hetzelfde formaat en noem elke rij waar je een keuze moest maken. Verander verder niets.
Afleiden en uitbreiden (rapport, presentatie)
Ik maak een [RAPPORT / PRESENTATIE] voor [LEZERS] over [ONDERWERP]; ze hebben [TIJD] en moeten daarna [BESLISSEN / WETEN]. Leid daaruit alleen een opzet af: koppen, per kop één zin, en wat ik moet aanleveren. Schrijf geen tekst, verzin geen cijfers.
Controleren, per werkwoord
- Uitbreiden: elk feit, elke datum en toezegging tegen je eigen aantekeningen. Toon: zou je het zo zeggen?
- Samenvatten: drie punten terugzoeken in de bron. Woorden die stelliger zijn dan de bron.
- Omzetten: aantal rijen voor en na gelijk, steekproef van drie rijen, zelf optellen. Formules testen op een gewone, een lege en een rare rij.
- Afleiden: elke conclusie staat in de bron, en de conclusie is van jou. Geen cijfer in de tekst dat jij niet aanleverde.
Sjabloon promptbibliotheek
Een document op een plek die je elke dag ziet. Per opdracht:
### [Naam]
Werkwoord: [samenvatten / omzetten / afleiden / uitbreiden]
Taak: [mail / notulen / Excel / rapport]
Wanneer: [situatie]
Opdracht: [met plekhouders in blokhaken]
Klaar als: [zin]
Controle: [wat ik altijd nakijk]
Niet plakken: [welke gegevens hier nooit in mogen]
Laatst gewerkt: [datum]
Regel: typ je een opdracht in een week twee keer, dan gaat hij in de bibliotheek. Geen echte namen of gegevens in opgeslagen opdrachten.
Wat je nooit doet
- Een samenvatting doorsturen zonder steekproef in de bron.
- Een formule of opgeschoonde tabel gebruiken zonder zelf na te rekenen.
- Een rapport laten schrijven voordat jij de feiten hebt aangeleverd.
- Echte namen, klantgegevens of vertrouwelijke stukken in een opgeslagen opdracht of in de chat zetten, tenzij het AI-beleid het toestaat voor jouw tool.
- Beslissingen over mensen aan AI overlaten.
Volgende stap
Niveau 3, Werkprocessen herontwerpen met AI: een heel werkproces in kaart brengen, bepalen waar AI helpt en waar een mens beslist, en afspraken maken in je team. Herhalend werk automatiseren: route Automatiseren en bouwen.