Oefeningen: Slimmer werken met AI

Niveau 2, route Kantoorbaan. Vijf oefeningen op je eigen taken. Elke oefening: "klaar als ..." vooraf, kleine stappen, precies bijsturen door te citeren, controleren voordat je iets gebruikt.

Alle voorbeelden zijn verzonnen. Je eigen teksten plak je alleen geanonimiseerd (handout niveau 1). Elke opdracht gebruikt het kader van niveau 1 (doel, context, bron, verwachting) en een van de vier werkwoorden: samenvatten, omzetten, afleiden, uitbreiden.

Casus: welke gegevens mogen in deze tool? (klassikaal, blok 2)

Verzonnen situatie. Je werkt op de afdeling verhuur van een woningcorporatie. Er zijn drie manieren om AI te gebruiken:

Tool 1: een gratis privéaccount bij een AI-assistent, op je eigen naam aangemaakt.
Tool 2: een zakelijk account bij dezelfde assistent, door de werkgever afgesloten; IT zegt dat er een verwerkersovereenkomst is en dat gesprekken niet voor training worden gebruikt.
Tool 3: een assistent op het intranet, door de organisatie zelf ingericht, die alleen interne documenten kan zien.

Beslis per gegeven: wel, niet, of alleen geanonimiseerd, en in welke tool.

Het persbericht over de nieuwe wijk dat gisteren op de website is gezet.
Aantekeningen van het teamoverleg, zonder namen, over de nieuwe planning.
Een klachtmail van een huurder, met naam, adres en de klacht over schimmel in de badkamer.
Een Excel-bestand met huurachterstanden per adres.
Een conceptcontract met een aannemer, onder geheimhouding.
Een Excel-formule die je niet snapt, zonder de data eromheen.

De vier vragen die je altijd stelt:

Zijn het persoonsgegevens, of is het herleidbaar tot een persoon? (3 en 4: ja. 3 raakt bovendien gezondheid.)
Is het vertrouwelijk? (5: ja. 2: intern, dus meestal ook.)
Welke tool en welk account, en wat zeggen het AI-beleid en de voorwaarden daarover? (Tool 1: alleen wat openbaar is, zoals 1 en 6. Tool 2 en 3: wat het beleid toestaat; neem niet aan dat "zakelijk" alles betekent.)
Kan ik anonimiseren of alleen de structuur beschrijven? (3: geanonimiseerd vraag je "hoe reageer ik op een schimmelklacht", zonder naam en adres. 4: niet plakken; vraag om een formule of stappenplan.)

Het antwoord op "mag dit?" staat in het AI-beleid van je organisatie en in de voorwaarden van het account. Is er geen beleid: kies de veilige kant, en vraag het na bij je leidinggevende of privacy-contactpersoon. Dit is geen juridisch advies.

Oefening 1. Uitbreiden: mail of notulen (30 min)

Doel. Van aantekeningen of steekwoorden naar een complete mail of notulen, met een opdracht in het kader (doel, context met rol, bron met voorbeeld, verwachting met "klaar als ...") die in één keer bijna goed is. De rest stuur je bij door te citeren.

Klaar als je mail of notulen na hooguit drie keer bijsturen voldoet aan je eigen "klaar als"-zin en je hem na controle zou versturen.

Stappen.

Schrijf je "klaar als"-zin op. Bij een mail bijvoorbeeld: "Klaar als de lezer weet wat ik van hem vraag en voor wanneer, in minder dan 120 woorden." Bij notulen: "Klaar als elk besluit en elke actie een eigenaar en een datum heeft en er geen discussie is samengevat die er niet toe doet."
Zoek een voorbeeld in je eigen toon: een eerdere mail of een eerder verslag (geanonimiseerd).
Geef de opdracht. Mail:

Doel: breid mijn steekwoorden uit tot een mail aan [rol van de lezer] over [onderwerp], zodat de lezer [wat hij moet doen of weten].
Context: je helpt een medewerker van [soort organisatie]. [Wat een nieuwe collega moet weten.]
Bron: alleen de steekwoorden en het toonvoorbeeld hieronder. Voeg geen andere feiten toe.
Verwachting: maximaal [aantal] woorden, toon zoals het voorbeeld. Klaar als: [jouw zin].

Steekwoorden: [opsomming]
Toonvoorbeeld: "[eerdere mail van mij, geanonimiseerd]"

Notulen:

Doel: zet onderstaande aantekeningen om in notulen met drie kopjes: Besluiten, Acties (met eigenaar en datum), Ter informatie.
Context: je helpt een medewerker die notulen maakt van een teamoverleg bij [soort organisatie].
Bron: alleen de aantekeningen hieronder. Gebruik rollen of initialen zoals ze er staan; verzin geen namen. Staat er geen eigenaar of datum bij een actie, zet dan [ONBEKEND].
Verwachting: maximaal één A4. Klaar als: [jouw zin].

Aantekeningen:
[geanonimiseerde aantekeningen]

Lees het antwoord helemaal. Stuur bij, één ding per keer:

Je schreef: "[zin]". [Korter / concreter / weg / in mijn toon]. Verander verder niets.

Zet plekhouders terug buiten de chat.

Wat je controleert. Elke feit, naam, datum en bedrag tegen je eigen aantekeningen. Staat er een actie die niet besproken is? Staat er een toezegging die jij niet deed? Toon: zou je dit zo zeggen?

Variant voor wie sneller is. Afleiden uit een mail die je ontving: "Wat vraagt de afzender precies, wat moet ik doen, en welke vragen zou ik terug moeten stellen? Alleen op basis van de mail hieronder." Of: vraag een tweede versie voor een andere lezer ("dezelfde inhoud, maar voor de directeur in drie zinnen") en vergelijk wat het model weglaat. Is dat wat jij zou weglaten?

Oefening 2. Samenvatten: een lang document (25 min)

Doel. Een lang stuk samenvatten zonder dat het model er iets bij verzint, en de samenvatting controleren met steekproeven in de bron.

Klaar als je samenvatting op de afgesproken lengte zit, je drie punten hebt teruggezocht in de bron en ze alle drie kloppen.

Stappen.

Bepaal voor wie de samenvatting is en wat die persoon ermee moet doen. Dat bepaalt de lengte en de vorm.
Plak de tekst als tekst in het gesprek. Of je een bestand kunt bijvoegen verschilt per tool en account; plakken werkt altijd. Is de tekst te lang voor het invoerveld, knip hem in delen en vat per deel samen.
Opdracht:

Vat onderstaand document samen voor [lezer], die er [wat] mee moet doen.
Vorm: [maximaal 8 punten / een alinea van 150 woorden / een tabel met onderwerp, besluit, gevolg].
Noem alleen wat er letterlijk in staat. Trek geen conclusies die de tekst niet trekt. Is iets onduidelijk of tegenstrijdig, zet dan [ONDUIDELIJK] met een korte uitleg.
Klaar als: [jouw zin].

Document:
[tekst]

Vraag daarna om de bronplekken:

Geef bij elk punt de zin uit het document waar het op is gebaseerd, letterlijk geciteerd.

Zoek drie citaten op in de bron met de zoekfunctie van je tekstverwerker. Staat een citaat er niet letterlijk, dan is het punt verdacht.

Wat je controleert. Steekproeven in de bron. Woorden die stelliger zijn dan de bron ("moet" waar de bron "kan" zegt). Punten die een conclusie trekken. Wat ontbreekt: staat het belangrijkste besluit erin?

Variant voor wie sneller is. Vraag een samenvatting vanuit een ander belang ("wat betekent dit document voor de afdeling planning?") en kijk of het model binnen de tekst blijft of gaat invullen.

Oefening 3. Omzetten en afleiden: Excel (25 min)

Doel. Een formule omzetten naar gewone taal en afleiden waar hij fout gaat, of rommelige data omzetten naar één notatie, zonder het model te vertrouwen op cijfers.

Klaar als je de formule in gewone taal kunt navertellen en hem op drie rijen hebt getest, of je opgeschoonde tabel per rij hebt nagekeken en elke onzekere rij is gemarkeerd.

Stappen, formule.

Kopieer de formule als tekst. Zeg of je Excel in het Nederlands of Engels gebruikt.
Opdracht:

Ik gebruik Excel in het [Nederlands / Engels]. Leg deze formule stap voor stap uit in gewone taal. Noem wat er gebeurt als een cel leeg is of tekst bevat in plaats van een getal.
[formule]

Of, voor een nieuwe formule:

Ik gebruik Excel in het [Nederlands / Engels]. In kolom A staat [wat], in kolom B [wat]. Ik wil in kolom C [wat]. Geef de formule voor rij 2 en leg elk onderdeel uit. Noem bij welke invoer de formule een fout geeft.

Test de formule in een kopie van je bestand op drie rijen: een gewone, een lege en een rare (tekst waar een getal hoort). Reken één rij met de hand na.

Stappen, data omzetten naar één notatie.

Kopieer een klein, geanonimiseerd stuk van je tabel (hooguit enkele tientallen rijen) en plak het als tekst. Kolommen gescheiden door tabs is prima.
Opdracht:

Hieronder staat een tabel, kolommen gescheiden door tabs. Doe het volgende: [datums naar jjjj-mm-dd / dubbele spaties weg / hoofdletters gelijk trekken / postcodes als 1234 AB].
Geef de tabel terug in hetzelfde formaat. Noem daaronder elke rij waarbij je een keuze moest maken of iets niet zeker wist. Verander verder niets, ook geen volgorde.

[tabel]

Vergelijk rij voor rij met het origineel. Let op datums (dag en maand verwisseld) en op rijen die verdwenen of erbij kwamen.
Voor grote tabellen: vraag niet om de data, maar om een stappenplan of formule die jij zelf in Excel uitvoert:

Beschrijf stap voor stap hoe ik dit in Excel zelf doe, met de functies of menu-opties die ik nodig heb. Ik gebruik Excel in het [Nederlands / Engels]. Weet je niet zeker hoe een optie heet, zeg dat.

Wat je controleert. Aantal rijen voor en na gelijk. Steekproef van drie rijen tegen het origineel. Elke gemarkeerde onzekere rij zelf beslissen. Het model heeft niet gerekend: tel of som zelf na in Excel.

Variant voor wie sneller is. Vraag het model naar een controleformule die zelf fouten in de kolom vindt ("geef een formule die in kolom D 'check' zet als de datum in B geen geldige datum is") en test die.

Oefening 4. Afleiden en uitbreiden: rapport of presentatie (25 min)

Doel. Uit doel en lezer afleiden wat de opzet moet zijn en wat jij moet aanleveren, en pas daarna per onderdeel uitbreiden tot tekst. Niet beginnen met verzonnen tekst.

Klaar als je een opzet hebt met koppen (of dia's), per kop één zin wat erin komt, en een lijst van cijfers en bronnen die jij nog moet verzamelen, zonder dat er een cijfer in staat dat jij niet hebt aangeleverd.

Stappen.

Schrijf op: voor wie, hoeveel tijd heeft de lezer, wat moet de lezer na afloop weten of beslissen.
Opdracht:

Ik maak een [rapport van X pagina's / presentatie van X dia's] voor [lezers] over [onderwerp]. Ze hebben [tijd]. Na afloop moeten ze [weten / beslissen].
Maak eerst alleen een opzet: [koppen / per dia één boodschap], per onderdeel één zin wat erin komt, en een lijst van cijfers, bronnen en voorbeelden die ik moet aanleveren.
Schrijf nog geen tekst. Verzin geen cijfers. Klaar als ik per onderdeel weet wat ik moet verzamelen.

Stuur de opzet bij door te citeren. Verwijder wat niet nodig is voor deze lezer.
Verzamel de feiten zelf. Pas daarna, per kop, laten schrijven:

Schrijf alleen het onderdeel "[kop]" op basis van deze feiten: [feiten]. Maximaal [aantal] woorden. Gebruik geen andere cijfers dan deze.

Wat je controleert. Elk cijfer in de tekst staat in jouw lijst met aangeleverde feiten. De opzet past bij de lezer en de tijd. Conclusies zijn de jouwe, niet die van het model.

Variant voor wie sneller is. Vraag drie verschillende volgordes van de opzet ("probleem eerst", "conclusie eerst", "chronologisch") en kies er een met een reden.

Oefening 5. Je promptbibliotheek (20 min)

Doel. De opdrachten van vandaag die werkten vastleggen in een sjabloon dat je blijft bijhouden, zodat je niet steeds opnieuw begint.

Klaar als je bibliotheek drie opdrachten bevat die een collega zonder uitleg kan gebruiken, en één ervan op de taak van een ander getest is.

Stappen.

Maak een document of notitie op een plek die je elke dag ziet. Noem het "Promptbibliotheek".
Zet per opdracht dit sjabloon neer (staat ook in de handout):

### [Naam van de opdracht, bijvoorbeeld: Reminder-mail aan collega's]
Werkwoord: [samenvatten / omzetten / afleiden / uitbreiden]
Taak: [mail / notulen / Excel / rapport]
Wanneer: [in welke situatie gebruik ik dit]
Opdracht:
[de opdracht, met plekhouders in blokhaken voor alles wat per keer verschilt]
Klaar als: [de zin]
Controle: [wat ik altijd nakijk voordat ik het gebruik]
Niet plakken: [welke gegevens hier nooit in mogen]
Laatst gewerkt: [datum]

Vul het voor de drie opdrachten van vandaag. Vervang alles wat per keer verschilt door een plekhouder: [LEZER], [ONDERWERP], [AANTAL WOORDEN].
Wissel in tweetallen één opdracht uit. De ander gebruikt hem op zijn eigen taak zonder uitleg te vragen. Werkt het niet, dan mist er context of een plekhouder; pas aan.
Spreek met jezelf af: elke opdracht die je in een week twee keer typt, gaat in de bibliotheek.

Wat je controleert. Staat er geen echte naam of gegeven in de opgeslagen opdracht? Kan iemand anders hem gebruiken? Staat de "klaar als"-zin en de controle erbij? Zonder die twee is het geen opdracht maar een wens.

Variant voor wie sneller is. Laat het model je bibliotheek nalopen:

Hieronder staan drie opdrachten uit mijn promptbibliotheek. Noem per opdracht welke informatie ontbreekt om in één keer een goed antwoord te krijgen. Herschrijf ze niet.

Beslis zelf wat je overneemt.