Handout: Werkprocessen herontwerpen met AI

Eén A4 voor na de training. Route Kantoorbaan, niveau 3. De handouts van niveau 1 (anonimiseren, kader) en 2 (werkwoorden, promptbibliotheek) blijven gelden.

De vaste werkwijze, nu voor een proces en een team

Eigen taak. "Klaar als ..." vooraf. Kleine stappen. Precies bijsturen. AI stelt voor, jij beslist. Geheimen nooit in de chat. Nieuw: elke AI-stap heeft een controlepunt, en eerst taken, dan tools.

Taken, niet banen

AI doet geen banen, AI doet taken. Breng je proces in kaart als een rij taken en beslis per taak.

AI helpt als: herhaling met een duidelijke regel; je vooraf kunt zeggen wanneer het klaar is; een fout goedkoop te herstellen is; de gegevens erin mogen volgens het AI-beleid, of de stap zonder gegevens kan.

Een mens beslist als: de stap gevolgen heeft voor een persoon (toekennen, afwijzen, beoordelen, selecteren); er een afweging in zit; iemand verantwoording moet afleggen; een fout pas laat opvalt. AI mag voorbereiden, de beslissing is van een mens.

Zonder controlepunt geen AI-stap. Wie kijkt waarnaar, voordat het verder gaat.

Sjabloon: proces in kaart

PROCES: [naam]   Trigger: [wat, hoe vaak]   Resultaat: [wat is klaar, voor wie]

| # | Stap | Wie | Gegevens (persoons? vertrouwelijk?) | H/O | Werkwoord | AI / mens / AI met controle | Controlepunt |

H = herhaling (regel is op te schrijven). O = oordeel (twee collega's zouden het anders doen). Werkwoord: samenvatten, omzetten, afleiden, uitbreiden, of geen.

Opdracht: AI als gesprekspartner bij het in kaart brengen

Doel: controleer mijn procesbeschrijving op gaten. Context: ik werk bij [soort organisatie]. Bron: alleen mijn tabel hieronder; verzin geen stappen, stel vragen over wat je mist. Verwachting: maximaal 5 vragen. Klaar als elke vraag over een echte stap gaat.

AI kent processen in het algemeen, niet het jouwe. Alles wat het toevoegt, is een vraag, geen feit.

Een AI-stap uitproberen

Kies de veiligste H-stap, niet de interessantste.
Opdracht in het kader (doel, context, bron, verwachting) met "klaar als ...".
Invoer geanonimiseerd of verzonnen.
Controleren op het controlepunt.
Beslissen: houden, aanpassen of terugnemen. Alle drie zijn goed.
Werkt het: in de bibliotheek, met werkwoord, taak, "klaar als", controle en "niet plakken".

Sjabloon: teamafspraken (voorstel)

Langs de vier stappen van de AP-handreiking "Aan de slag met AI-geletterdheid" (Autoriteit Persoonsgegevens, februari 2025). Volledige versie in de oefeningen.

Team / opgesteld door / datum / status: voorstel
Geldt naast: [AI-beleid organisatie, of: nog geen beleid]

1. IDENTIFICEREN: tools en accounts nu; taken per werkwoord; wie gebruikt AI; wat er al is aan beleid.
2. DOEL BEPALEN: processen met AI-stappen en mens-stappen; welke gegevens in welke tool, en wat nooit; wat iedereen moet kunnen; wat alleen voor [proces X] nodig is.
3. UITVOEREN: gedeelde promptbibliotheek (plek, eigenaar, versie, datum, regels); controlepunten per proces; hoe we zeggen dat AI gebruikt is; eerst taak, dan gegevens, dan tool; wat bij twijfel of een fout; ambassadeur en trainingen.
4. EVALUEREN: eerste evaluatie binnen een maand; waarnaar we kijken; daarna elke [periode].

Gedeelde promptbibliotheek, kop

PROMPTBIBLIOTHEEK [team]   Eigenaar: [naam]   Versie: 0.1   Datum: [datum]
Wijzigingen: 0.1 eerste versie, [datum], [namen]
Regels: wijzigingen via de eigenaar; versienummer omhoog bij elke wijziging; elke opdracht met werkwoord, taak, "klaar als", controle, "niet plakken"; geen echte gegevens.

Wat je nooit doet

AI laten beslissen over mensen: toekennen, afwijzen, beoordelen, selecteren. Voorbereiden mag, beslissen niet.
Een AI-stap invoeren zonder controlepunt.
Een tool kiezen voordat je weet welke taken en welke gegevens erin gaan.
Teamafspraken maken die het AI-beleid van de organisatie tegenspreken. Het beleid wint; vraag na.
Tijdwinst beloven die je niet hebt gemeten.

Bronnen, als je verder wilt lezen

AP, "Aan de slag met AI-geletterdheid" (februari 2025): autoriteitpersoonsgegevens.nl, zoek op de titel.
AI-verordening, artikel 4: geldt sinds 2 februari 2025 en vraagt organisaties die AI inzetten maatregelen te nemen voor de AI-geletterdheid van hun mensen. Wat verder voor jouw organisatie geldt, bepaalt je organisatie; dit is geen juridisch advies.

Volgende stap

Herhaling gevonden die zonder oordeel kan? Route Automatiseren en bouwen, niveau 1: Je eerste automatisering. Team verder brengen? Plan de eerste evaluatie en stuur collega's naar niveau 1 of 2 van deze route.