Oefeningen: Werkprocessen herontwerpen met AI

Niveau 3, route Kantoorbaan. Vier oefeningen op je eigen werkproces en je eigen team. Dezelfde werkwijze als altijd: eigen taak, "klaar als ..." vooraf, kleine stappen, precies bijsturen, AI stelt voor en jij beslist, geheimen nooit in de chat.

Alle voorbeelden zijn verzonnen. Wat je plakt, is geanonimiseerd (handout niveau 1) of verzonnen.

Oefening 1. Je proces in kaart (35 min, plus 10 min in blok 4)

Doel. Eén werkproces opdelen in taken en per taak zien: herhaling of oordeel, welke gegevens, welk werkwoord. Taken, niet banen.

Klaar als je sjabloon alle stappen bevat die je in de praktijk doet (ook de informele, zoals "even navragen bij een collega"), elke stap een H of een O heeft, en je bij elke stap kunt zeggen welke gegevens erin gaan.

Stappen.

Schrijf eerst op papier, zonder AI, de stappen op zoals je ze echt doet. Begin bij de trigger (wat zet het proces in gang) en eindig bij het resultaat (wat is er klaar, voor wie).
Zet ze in het sjabloon:

PROCES: [naam]
Trigger: [wat zet het in gang, en hoe vaak]
Resultaat: [wat is er klaar, voor wie]
Tijd nu: [jouw eigen schatting per keer; geen getal is ook goed]

| # | Stap | Wie | Gegevens erin (persoons? vertrouwelijk?) | H/O | Werkwoord | AI / mens / AI met controle | Controlepunt |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | | | | | | | |
| 2 | | | | | | | |

H (herhaling): elke keer hetzelfde, met een regel die je kunt opschrijven.
O (oordeel): iemand weegt af, en twee collega's zouden het anders kunnen doen. Gevolgen voor mensen of geld.
Gegevens: noteer of er persoonsgegevens of vertrouwelijke gegevens in de stap zitten. Dat bepaalt straks wat er in welke tool mag.
Werkwoord: samenvatten, omzetten, afleiden of uitbreiden, of geen van de vier (dan is het waarschijnlijk een oordeel of een handeling in een systeem).

Laat AI meedenken, als gesprekspartner, niet als bron:

Doel: controleer mijn procesbeschrijving op gaten.
Context: ik werk bij [soort organisatie, algemeen]. Hieronder staat mijn proces in stappen.
Bron: alleen mijn tabel hieronder. Verzin geen stappen die ik niet noem. Stel vragen over stappen die je mist of die onduidelijk zijn; vul ze niet zelf in.
Verwachting: een lijst van maximaal 5 vragen. Klaar als elke vraag over een echte stap gaat en er niets is toegevoegd.

[tabel]

Beantwoord de vragen op papier. Een vraag die je niet kunt beantwoorden, is meestal een stap die je nog niet had opgeschreven.
(In blok 4.) Markeer elke stap: AI, mens, of AI met controle. Schrijf bij elke AI-stap het controlepunt: wie kijkt waarnaar, voordat de uitkomst verder gaat.

Verzonnen voorbeeld, ingevuld:

PROCES: binnengekomen subsidieaanvragen afhandelen
Trigger: aanvraag via het formulier, ongeveer tien per week
Resultaat: aanvrager heeft een besluit en weet waarom

| # | Stap | Wie | Gegevens | H/O | Werkwoord | AI / mens / AI met controle | Controlepunt |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Aanvraag lezen en controleren op volledigheid | ik | persoonsgegevens aanvrager | H | afleiden | AI met controle, alleen op de geanonimiseerde checklist | ik vink de checklist zelf na |
| 2 | Ontbrekende stukken opvragen | ik | naam, e-mail | H | uitbreiden | AI schrijft concept op basis van checklist, zonder naam | ik vul naam in en lees voor verzenden |
| 3 | Beoordelen of de aanvraag voldoet | ik | hele dossier | O | geen | mens | n.v.t. |
| 4 | Besluit motiveren | ik | dossier | O | uitbreiden | AI mag de structuur van de brief voorstellen, niet de motivering | collega leest mee bij afwijzing |
| 5 | Registreren in het systeem | ik | dossiernummer | H | geen | mens (handeling in systeem) | n.v.t. |

Wat je controleert. Staat er een stap in die AI heeft voorgesteld maar die je niet doet? Weg. Is elke O echt een O (zouden twee collega's het anders doen)? Zit er bij een AI-stap een gegeven dat volgens je AI-beleid niet in de tool mag? Dan wordt het "alleen structuur" of mens.

Variant voor wie sneller is. Vraag AI om per H-stap de regel op te schrijven die jij in je hoofd gebruikt ("Beschrijf de regel waarmee ik bepaal of een aanvraag volledig is, op basis van mijn beschrijving") en kijk of je het ermee eens bent. Verschil is een teken dat de stap toch oordeel bevat.

Oefening 2. Herontwerp, en één stap live (35 min)

Doel. Het proces opnieuw uittekenen met AI op de H-stappen die ervoor in aanmerking komen, een mens op de O-stappen, en één AI-stap echt uitvoeren met een "klaar als"-zin en een controlepunt.

Klaar als je nieuwe proces op één A4 staat, elke AI-stap een controlepunt heeft, en je één AI-stap met geanonimiseerde of verzonnen invoer hebt uitgevoerd, gecontroleerd en beoordeeld: houden, aanpassen of terugnemen.

Stappen.

Teken het nieuwe proces onder het oude. Gebruik dezelfde nummers. Per AI-stap schrijf je drie dingen: de opdracht in het kader (doel, context, bron, verwachting), de "klaar als"-zin, en het controlepunt.
Kies de AI-stap met het minste risico en de meeste herhaling. Niet de interessantste; de veiligste.
Maak invoer die mag: geanonimiseerd volgens de handout van niveau 1, of verzonnen maar realistisch.
Voer de stap uit. Voorbeeld, bij stap 1 uit het verzonnen proces:

Doel: leid uit deze aanvraag af welke onderdelen van de checklist ontbreken.
Context: ik behandel subsidieaanvragen bij een verzonnen gemeente. Een aanvraag is volledig als alle punten van de checklist aanwezig zijn.
Bron: alleen de checklist en de geanonimiseerde aanvraag hieronder. Beoordeel niet of de aanvraag goed is; alleen of elk punt aanwezig is. Zeg "onduidelijk" als je het niet zeker weet.
Verwachting: de checklist met per punt aanwezig / ontbreekt / onduidelijk, en één zin waarom. Klaar als elk punt van de checklist een status heeft.

Checklist: [...]
Aanvraag: [...]

Controleer op het controlepunt: loop de checklist zelf na. Noteer elke afwijking.
Beslis: houden (de stap werkt, met dit controlepunt), aanpassen (opdracht of controlepunt verbeteren, nog eens), of terugnemen (dit blijft mensenwerk). Alle drie zijn goede uitkomsten.
Schrijf de opdracht die werkte in je promptbibliotheek, met werkwoord, taak, "klaar als", controle en "niet plakken".

Wat je controleert. Is de uitkomst van de live stap precies wat je "klaar als"-zin vroeg? Waar week AI af van de bron? Zou een collega met dit controlepunt de fout ook hebben gevonden? Is de tijd die je nu kwijt bent aan controleren kleiner dan de tijd die de stap kostte? Zo niet, dan is het geen winst, en dat mag je zo opschrijven.

Variant voor wie sneller is. Laat AI het controlepunt zelf scherper maken: "Welke fouten zou je in deze stap kunnen maken die ik met mijn controle niet zie?" Neem over wat klopt, en test een tweede keer met invoer waarin je bewust een fout stopt (een ontbrekend stuk dat wel wordt genoemd in de begeleidende tekst).

Oefening 3. Teamafspraken en gedeelde bibliotheek (30 min)

Doel. Een voorstel voor afspraken in je team over AI-gebruik, langs de vier stappen van de AP-handreiking "Aan de slag met AI-geletterdheid" (Identificeren, Doel bepalen, Uitvoeren, Evalueren), met als concreet onderdeel een gedeelde promptbibliotheek met eigenaar en versie.

Klaar als elk van de vier onderdelen van het sjabloon minstens één concrete afspraak bevat, de bibliotheek een eigenaar, een versienummer en een datum heeft en minstens drie opdrachten bevat, en je weet aan wie je het voorstel volgende week voorlegt.

Stappen.

Teams van dezelfde organisatie: vul het sjabloon samen in. Individuele deelnemers: in tweetallen, ieder voor zijn eigen team, als voorstel.
Sjabloon (ook in de handout):

TEAMAFSPRAKEN AI-GEBRUIK, VOORSTEL
Team: [naam]   Opgesteld door: [naam]   Datum: [datum]   Status: voorstel, nog niet besloten
Geldt naast: [AI-beleid van de organisatie, versie/datum, of "er is nog geen beleid"]

1. IDENTIFICEREN (wat gebruiken we nu, en wie)
- Tools en accounts die we nu gebruiken: [tool, soort account: privé / zakelijk / intern]
- Taken waarvoor we ze gebruiken, per werkwoord: samenvatten [..], omzetten [..], afleiden [..], uitbreiden [..]
- Wie in het team gebruikt AI dagelijks / soms / niet: [..]
- Wat er al is aan beleid of afspraken: [..]

2. DOEL BEPALEN (wat moet wie kunnen)
- Processen waar we AI in willen zetten, met de stappen die mens blijven: [uit oefening 1 en 2]
- Welke gegevens mogen in welke tool, en wat nooit: [persoonsgegevens, vertrouwelijk, nooit: wachtwoorden, BSN, ...]
- Wat iedereen in het team moet kunnen: [bijvoorbeeld: anonimiseren, het kader gebruiken, controleren]
- Wat alleen nodig is voor wie met [proces X] werkt: [..]

3. UITVOEREN (hoe we het doen)
- Gedeelde promptbibliotheek: plek [..], eigenaar [naam], versie [0.1], datum [..]
  Regels: elke opdracht heeft werkwoord, taak, "klaar als", controle en "niet plakken"; wijzigingen gaan via de eigenaar; versienummer omhoog bij elke wijziging; geen echte gegevens in opgeslagen opdrachten.
- Controlepunten: bij [proces X] controleert [rol] [wat] voordat het verder gaat.
- Hoe we zeggen dat AI is gebruikt, naar collega's en naar buiten: [afspraak, of: vragen aan de organisatie]
- Hoe we een nieuwe tool beoordelen: eerst de taak, dan de gegevens, dan pas de tool; wie beslist: [..]
- Wat we doen bij twijfel of als er iets misgaat: [melden bij wie, en bij wie in de organisatie]
- Wie collega's op weg helpt (ambassadeur): [naam], en welke training zij volgen: [..]

4. EVALUEREN (wanneer we terugkijken)
- Eerste evaluatie: [datum, binnen een maand]
- Waar we naar kijken: welke opdrachten in de bibliotheek gebruikt worden, welke controlepunten fouten vonden, wat er misging, wat er op de later-lijsten staat
- Daarna elke: [periode]

Start de gedeelde bibliotheek nu, als versie 0.1: ieder levert zijn beste opdracht uit niveau 2 of uit oefening 2 aan. Kop van het document:

PROMPTBIBLIOTHEEK [team]
Eigenaar: [naam]   Versie: 0.1   Datum: [datum]
Wijzigingen: 0.1 eerste versie, [datum], [namen]
Regels: zie teamafspraken, onderdeel 3.

Daaronder per opdracht het sjabloon van niveau 2 (naam, werkwoord, taak, wanneer, opdracht, klaar als, controle, niet plakken, laatst gewerkt).

Schrijf onderaan het voorstel aan wie je het voorlegt en wanneer.

Wat je controleert. Staat er iets in dat het AI-beleid van de organisatie tegenspreekt? Dan wint het beleid; schrap of vraag na. Is elke afspraak controleerbaar (wie, wat, wanneer) in plaats van een wens ("we gaan zorgvuldig om met data")? Staat er geen echte naam of gegeven in de bibliotheek? Dit is een voorstel, geen juridisch stuk: wat jullie niet zeker weten over AVG of AI-verordening, zet je als vraag in het voorstel en leg je voor aan de privacy-contactpersoon of functionaris gegevensbescherming.

Variant voor wie sneller is. Laat AI het voorstel lezen als een kritische collega:

Doel: vind de zwakke plekken in dit voorstel voor teamafspraken.
Bron: alleen de tekst hieronder. Geef geen juridisch advies en verzin geen regels.
Verwachting: maximaal 5 vragen die een kritische collega zou stellen, elk over een afspraak die niet controleerbaar is of die iets open laat.

Beslis zelf wat je overneemt.

Oefening 4. Ambassadeur (10 min)

Doel. In twee minuten een collega die nog niets met AI doet op weg helpen, zonder hype en zonder angst.

Klaar als je collega (de ander in je tweetal) na twee minuten kan zeggen: wat het team gaat doen, waar hij morgen mee kan beginnen, en wat hij nooit plakt.

Stappen.

Tweetallen. Twee minuten, zonder scherm. Bouw het zo op: wat we gaan doen (één proces, één bibliotheek), hoe we het doen (eigen taak, "klaar als ...", kleine stappen, precies bijsturen, AI stelt voor en jij beslist, geheimen nooit in de chat), en waar jij morgen mee begint (één taak, één werkwoord, de handout van niveau 1).
De ander stelt één sceptische vraag. Voorbeelden: "Wordt mijn werk hiermee overbodig?", "Ik heb geen tijd om dit te leren", "Wie is verantwoordelijk als AI een fout maakt in mijn brief?"
Wisselen.
Schrijf de beste zin op die je morgen echt gaat gebruiken.

Wat je controleert. Geen beloftes over tijdwinst die je niet hebt gemeten. Geen tool-namen als kern van het verhaal. Wel: het controlepunt, en dat de verantwoordelijkheid bij de mens blijft.

Variant voor wie sneller is. Schrijf een mail van maximaal 100 woorden aan je team met de uitnodiging voor de eerste evaluatie uit het sjabloon, en laat AI hem alleen korter maken (omzetten), niet inhoudelijk aanvullen.